Comment optimiser votre DSN ?
Une vigilance nécessaire
L’entreprise doit faire preuve de vigilance en vérifiant systématiquement la cohérence des données, et ce pour l'ensemble des salariés. Dans le cas où des anomalies seraient détectées, l’entreprise est notifiée par courriel. Elle doit alors :
- en priorité se rendre sur son Espace sécurisé pour les corriger,
- le cas échéant, vérifier le correct paramétrage de son logiciel de paie, notamment sur l'enregistrement des absences, pour éviter de retrouver des erreurs dans ses prochaines DSN mensuelles.
Les principales difficultés portent sur quelques anomalies bien identifiées et décrites dans les CRM mensuels ou accessibles dans l’espace sécurisé des caisses. Pour éviter d’y être confrontés et de devoir les corriger mois après mois, suivez nos conseils !
Corriger le paramétrage pour les prochaines DSN
De nombreuses anomalies résultent d'erreurs de paramétrage du logiciel de paie, notamment de paramétrage des absences. Vous trouverez ci-dessous les explications portant sur les cas les plus fréquents.
Déclaration régulière des absences
Le temps de travail effectif du salarié
Il doit être déclaré dans le bloc 53 (S21.G00.53.001 - Activité) sous le code 01 (Travail rémunéré)
Il est impératif de déduire du temps de travail rémunéré les absences du type :
- Arrêt de travail déclarées au bloc 60 (S21.G00.60.001 – Arrêt de travail)
- Autre suspension de l’exécution du contrat déclarées au bloc 65 (S21.G00.65.001 – Autre suspension de l’exécution du contrat), y compris les absences pour cause d’arrêts intempéries.
Les absences de type RTT ne doivent pas être déduites du temps de Travail rémunéré
Le volume d’heures
Il doit être déclaré dans le bloc 53 (S21.G00.53.002 - Mesure).
Les périodes d’absence
Elles doivent être déclarées en jours calendaires dans le bloc 60 (S21.G00.60.001 - Arrêt de travail) ou le bloc 65 (S21.G00.65.001 - Autre suspension de l’exécution du contrat).
Un défaut de déclaration correct des absences nécessite impérativement une rectification via la DSN du mois suivant.
Cas d’absence pour maladie
Les absences relatives aux arrêts de travail doivent être déclarées de la manière suivante :
EXEMPLE 1
Bernard qui a un contrat de 151,67 heures, est en arrêt pour cause d’accident de travail du 21 au 30 mars 2024. La DSN doit se présenter ainsi :
S21.G00.53 - Activité
S21.G00.53.001 - Type < 01 – Travail rémunéré >
S21.G00.53.002 - Mesure < 101.11 >
S21.G00.53.003 - Unité de mesure < 10 - heure >
S21.G00.53.001 - Type < 02 - Durée d'absence non rémunérée >
S21.G00.53.002 - Mesure < 50.56 >
S21.G00.53.003 - Unité de mesure < 10 - heure >
S21.G00.60 - Arrêt de travail
S21.G00.60.001 - Motif de l’arrêt < 06 - congé suite à accident de travail ou de service >
S21.G00.60.002 - Date du dernier jour travaillé < 20032024 >
S21.G00.60.003 - Date de fin prévisionnelle < 30032024 >
EXEMPLE 2
Marie qui a un contrat de 165 heures, est en arrêt pour cause de maladie du 26 au 30 mars 2024. La DSN doit se présenter ainsi :
S21.G00.53 - Activité
S21.G00.53.001 - Type < 01 – Travail rémunéré >
S21.G00.53.002 - Mesure < 137.50 >
S21.G00.53.003 - Unité de mesure < 10 - heure >
S21.G00.53.001 - Type < 02 - Durée d'absence non rémunérée >
S21.G00.53.002 - Mesure <27.50 >
S21.G00.53.003 - Unité de mesure < 10 - heure >
S21.G00.60 - Arrêt de travail
S21.G00.60.001 - Motif de l’arrêt < 01 - Maladie >
S21.G00.60.002 - Date du dernier jour travaillé < 25032024 >
S21.G00.60.003 - Date de fin prévisionnelle < 30032024 >
Cas des heures structurelles
Les heures supplémentaires structurelles qui correspondent aux heures portées par le contrat du salarié qui sont supérieures à la base légale de temps de travail de 35h par semaine, ou 151,67 heures /mois, doivent être déclarées de la manière suivante :
EXEMPLE
Martine a un contrat de travail avec une quotité de travail de 160 heures par mois dont 8,33 heures supplémentaires structurelles pour une rémunération mensuelle de 2 468 € (151,67 heures à un taux de 15,23 € et 8,33 heures à un taux de 19,03 €).
La DSN doit se présenter ainsi :
S21.G00.40 - Contrat
S21.G00.40.012 – Quotité de travail de référence de l'entreprise pour la catégorie de salarié : <160> si les heures structurelles s’appliquent à tous les salariés de la même catégorie
S21.G00.40.013 – Quotité de travail du contrat :<160>
GS21.G00.51 – Rémunération
S21.G00.51.011 - Type < 003 - Salaire rétabli reconstitué >
S21.G00.51.012 – Nombre d’heures < 160 >
S21.G00.51.013 - Montant < 003 – 2 468 >
S21.G00.51.011 - Type < 010 - Salaire de base >
S21.G00.51.012 – Nombre d’heures < 160 >
S21.G00.51.013 - Montant < 003 – 2 468 >
S21.G00.51.011 - Type < 018 - Heures supplémentaires structurelles >
S21.G00.51.012 – Nombre d’heures < 8,33 >
S21.G00.51.013 - Montant < 003 – 158 >
GS21.G00.53 - Activité
S21.G00.53.001 - Type < 01 – Travail rémunéré >
S21.G00.53.002 - Mesure < 160 >
S21.G00.53.003 - Unité de mesure < 10 - heure > ou < 21 – forfait heure >